絶対に身につけておくべき名刺交換のマナー！

ビジネスマン同士が初顔合わせで行うことは「名刺交換」です。お互いの第一印象を決定付ける瞬間であり、その際に渡す名刺はビジネスマンの顔とも言われます。ビジネスマンならみな当たり前に行っている行為ですが、一体どれだけの方が正しいマナーを知っているのでしょうか。自分が知るマナーが絶対に正しいと言えるでしょうか。そこで今回は正しい名刺交換のマナーを学び、ビジネスマンとして1ランクアップしましょう。

名刺交換の基本

名刺を渡す、受け取る、そして扱い方。基本的なマナーがなによりも重要です。

名刺の渡し方

名刺交換は必ず立って行いましょう。部屋に通され先に座って待っていた場合、相手が現れると同時に素早く立ち、相手が名刺交換ができる状態が整ったら歩み寄ります。名刺は目下のほうから先に渡すのが基本です。「目下＝仕事を請ける側」「目上＝仕事を依頼する側」となります。営業マンの場合は自分から先に渡すように心がけておきましょう。

名刺は胸の高さで、両手で持ちます。渡すときに相手が見やすいように持ちましょう。そして「社名・部署名・フルネーム」をはっきりと名乗り、名刺を差し出します。この時相手の目を見て名乗ることを意識しましょう。

名刺の受け取り方

名刺を受け取る際は必ず両手で受け取り、同時に「頂戴いたします」と伝えます。受け取った後はすぐに自分の胸より下に下ろさず、相手に「○○様ですね。よろしくお願いいたします。」と伝えましょう。

同時交換のしかた

こちらが渡すと同時に相手側から名刺を差し出されることがあります。この時は右手で名刺を差し出し、左手で相手の名刺を受け取ります。自分が目下の場合は相手の名刺よりも低く差し出して、相手が左手で自分の名刺を受け取った後に受け取ることを意識しましょう。

相手から先に渡された場合

目上の人から先に差し出された場合は「申し遅れました」と伝え、すぐに自分の名刺を差し出してください。同時交換の場合と同じく、必ず相手の名刺よりも低く差し出して相手に先に受け取ってもらうようにしてください。

名刺を受け取ったあとの対応

まずは相手の名前を確認します。もし名前の読み方が分からなかった場合、すぐに聞いておきましょう。2回目以降に聞くことは失礼にあたります。その後必ず裏面も確認してください。様々な情報が記載されていることがあり、営業の際は話のネタになることがあります。

その後受け取った名刺は基本的に自分からみて左斜め前におきましょう。資料の配置やお茶の位置、テーブルの広さによっては必ずしも置けない場合があるので、相手に断りをいれ位置を変えたりしまうなど臨機応変に対応しましょう。複数人同士ではない限り名刺は直接テーブルの上に置いてはいけません。必ず自分の名刺入れの上に置いてください。

打ち合わせや商談が終わる頃が名刺をしまうタイミングとなります。まわりの方に合わせてしまうようにましょう。この時、相手が名刺をしまった後がベストです。名刺は必ず名刺入れにしまってください。

複数対複数の名刺交換の順番

上司や部下と同行し複数対複数で名刺交換する場合、名刺交換は目上の方から順に行うことが基本です。頂いた名刺は相手の座る順番に合わせて並べるのが基本です。テーブルが少し狭いなど、状況によっては目上の方から順に縦に並べることもあります。名刺を重ねることがないように気をつけてください。

人数の関係などで時間がかかると想定される場合、上司同士が名刺交換をすると同時に部下同士で交換することもありますが、本来はマナー違反となります。上下関係がない場合などはそれぞれ名刺交換することもありますので、その場の状況を見ながらスムーズに行いましょう。

名刺交換のタイミングを逃した場合

状況次第ではタイミングを逃してしまうケースがあります。ビジネスならば相手の勤務先や所属、メールアドレス等は知っておくべきです。自分の情報を伝えることもとても大切です。もしタイミングを逃してしまった場合、以下の方法で名刺交換を行いましょう。

後追いでも必ず名刺交換できるようセッティングすることが大切です。ビジネスの機会損失にならないようにしましょう。

名刺交換でやってはいけないこと

• 汚れた名刺を渡す（名刺入れで保管していると色移りすることがあるので注意！）
• 相手の会社名やロゴの上に指を置いて受け取る
• 受け取った名刺に相手の目の前でメモ書きする
• 名刺をテーブル越しに渡す
• 相手の名刺を待つ
• 片手で扱う（同時受け取りの場合も頂いた後は両手で持つ）
• 無言で差し出す

名刺を忘れた場合

マナー以前に名刺自体を忘れてはどうしようもないです。そうならないようにかばんには常に名刺のストックを入れておくことをおすすめします。想外の数の名刺を渡すことになった、出張中に名刺が足りなったなど、そういった状況でも対応できるようにしましょう。

それでも万が一名刺を忘れてしまった場合、相手に素直謝罪しましょう。相手の名刺を受け取る際に社名とフルネームを口頭で伝え、自社に戻ったらすぐにお詫びの手紙とともに名刺を郵送してください。ただし、状況次第ではお詫びの文書と、次回必ず名刺をお渡しする旨をメールで送信するだけでもよいでしょう。次回に会う時は必ず名刺を渡しましょう。

異業者交流会やパーティでは

立食パーティーや懇親会のような場所は、想定以上の名刺を渡す場合があります。普段以上に多めに名刺を持っていくようにしましょう。フランクな会では食事中に名刺交換の機会が訪れることもあります。皿やグラスを持っている場合は一度手に持っているものをテーブルの上に置き、名刺を両手で受け取るようにしてください。多くの人と名刺交換ができる機会なので、できるだけ取りこぼしのないようにしてください。

海外の人との名刺交換について

海外における名刺交換は日本のマナーとは大きく異なります。下記3つの点を注意しましょう。

これまで説明してきた内容とは大きく異なるマナーもあります。海外では名刺交換よりも先に握手からコミュニケーションをはじめます。また、日本人の挨拶はお辞儀が一般的ですが欧米などではかえって興味がないように思われます。

※日本のマナーを知っている相手であれば、こちらにあわせて名刺交換からはじめてくれる方もいるようです

握手の5つのポイントを覚えよう

握手すればいいだけではありません。コミュニケーションの一環のため会話が必要になります。ある程度の流れがあるので簡単におさえておきましょう。

名刺交換の際に覚えておくとよいフレーズ

握手を終えたらいよいよ名刺交換ですが、基本的には訪問先のルールに従います。決まったタイミングがないので名刺をもらいたい場合はこちらから依頼しましょう。その際に下記フレーズを覚えておけば役立ちます。

名前の発音・アクセントを必ず聞く

海外の場合は読み方と同時に発音とアクセントを確認します。下記フレーズを覚えておくとよいでしょう。

名刺はただの連絡先という認識

海外では名刺は連絡先の書いてある紙切れと認識される場合があり、雑に扱われることも少なくありません。メモ代わりに使われたとしても文化の違いと割り切ることです。海外でも日本の名刺交換の文化が徐々に知られてきてはいますが、あくまで連絡先を交換する程度の認識です。それ以上にコミュニケーションを重要視されますので、簡単な英語でもやりとりできるスキルを身につけ相手によい印象を与えられるようにしましょう。

名刺入れも見られている

名刺交換のマナーと同じくらい名刺入れも重要です。名刺入れが相手に与える印象は意外とバカにできません。名刺入れの注意点をいくつかご紹介します。

※名刺入れについてもっと詳しく知りたい方はこちらの記事をお読みください。

安っぽいもの

100円ショップで売っているようなものは絶対に避けるべきです。自分自身が安く見えてしまいます。なにより信用してもらいにくいです。安く済ませようとすると結果的に痛い目を見ることになります。

高価すぎるもの

人によりますが、身の丈に合わない場合があります。ボーナスでつい買ってしまった、など絶対にやめましょう。誠実さが重要なビジネスマンにとっては非常に扱いにくいので、人の上に立つ存在になるまでは選ばないようにしましょう。

個性的すぎるもの

職業的に個性が大事な場合もありますが、自己主張の激しい名刺入れも基本的にはNGです。スーツやかばんなど普段身につけるものと相性がいいものを選びましょう。

ポケットが一つのもの

単純に不便です。自分の名刺と混同し管理できなくなることがあるので、ポケットが2つ以上あるものが望ましいです。

滑りやすい素材のもの

表面の素材が滑りやすいものは危険です。落としやすい、上にのせた相手の名刺が落ちやすいなど、イレギュラーが起きやすいものは避けましょう。

オススメはオーダーメイドの名刺入れ

せっかく使うなら愛着を持てて自分だけのものにしたい、という方もいるでしょう。ブランドはデザインは確かに個性でもあるのですが上記の理由で使いにくいです。そんな方にはオーダーメイドの名刺入れをオススメします。JOGGOでは、素材選択から名入れも可能なカスタムオーダーができます。ぜひ自分だけの名刺入れを使ってビジネスにつなげてください。

すぐに実践！効率的な名刺保管方法

名刺交換を重ねれば名刺の数もどんどん増えていくでしょう。溜まった名刺の整理を後回しにしていくと後で痛い目を見ます。そうならないように効率的な名刺管理ができる方法をご紹介します。

カードケース管理（アナログ管理）

カードケースを使った管理方法は、物によっては100枚単位で保管できるため、大量の名刺をまとめておきたい人にはおすすめです。しかしただ保管するだけでは、いざ連絡したい時に手間どりストレスに感じてしまう可能性があります。大量の名刺を管理する際、重要なのは“検索しやすいように保管すること”です。

カードケースもいくつか種類がありますので簡単に紹介します。

名刺ホルダー管理

名刺をブック型の透明なビニールに綴じていく一般的な方法です。ホルダーが束になったものとバインダー型のものなどがあります。管理がとても楽です。また付箋などでメモもしやすいです。ただしインデックス管理においては、途中に名刺を差し込む場合後ろの続く名刺を全てずらしていかなければいけない可能性があります。

名刺ボックス管理

名刺整理ボックスに収納していく方法です。色付きの厚紙を挟み込むことができるので、インデックス内での調整や検索が簡単にできます。しかし持ち運びに難がありますので、内勤が多い人などに向いています。

封筒管理

インデックスごとに封筒を用意し管理する方法です。どんなに増えても封筒を増やすだけでいいので、管理もインデックスの調整も楽にできますが、名刺を探すのがなかなか面倒なのと、雑多になりがちです。

クラウド管理ツール（デジタル管理）

クラウド管理の場合、圧倒的な情報量と検索性、そしてスマートフォンの普及によりいつでもどこでも閲覧できる点が魅力的です。ただし、スマートフォン紛失やデータ喪失などセキュリティやサーバー問題などに注意が必要です。それでも利便性は圧倒的に優れている為デジタル管理をおすすめします。

現在特に普及しているのはスマートフォンのカメラを使って簡単にスキャンするだけで管理できるサービスです。前述のメリットのほか、どこでも簡単にスキャンして取り込めるなどメリットは多いですが、一枚ずつスキャンする必要があるので、少し面倒に感じる部分もあります。

まとめ

以上、名刺交換に関するマナーについて述べましたが、意外と知らなかったことも多かったのではないでしょうか。特に海外の人を相手にする時のマナーに関しては筆者自身びっくりする部分もありました。しかし、文章中でも記載しておりますが、名刺交換とはあくまでコミュニケーションの一環ということを忘れてはいけません。名刺交換では第一印象が大切です。

第一印象がその後の人間関係の入り口にもなりますので、第一印象良くするポイントも抑えておきましょう。
《参考》もうめんどくさい人間関係で悩まない！今すぐ出来る3つのマナー

相手とこれからよりよい関係を築いていけるよう、第一印象で相手からの信用を勝ち取るためにも、最初の名刺交換で躓くことのないよう、正しいマナーを身に着けましょう！