アポイントって何？ビジネス活用とアポイントの取り方

営業活動をしている営業マンならよく耳にするアポイントという言葉について、意味やアポイントを取るときの注意点などご紹介します。

アポイントとは？

まず始めに「アポイント」とはビジネスの場で取引先やクライアントと会う約束や予定のことを指します。多くの営業マンの方が「アポイント」をとることに苦労しているのではないでしょうか。営業を行う上での一番最初にぶつかる壁でもあるでしょう。

「アポイント」の適切な使用方法

「アポイント」は単語のみで使用するケースはなく、基本的に「アポイント+動詞」で使います。そもそもアポイントの語源であるアポイントメントは以下の組み合わせでできているためです。

• 「appoint」指名するという動詞
• 「ment」動詞に付けて「結果」「動作」などを表す名詞を作る言葉

カタカナとして使用する「アポイントメント」も名詞になるので、動詞と組み合わせて使用します。

• アポイントを「取る」
• アポイントを「入れる」

このように動詞と一緒に使うことが正しい使い方です。

「アポイント」を使った例文

「アポイント」には下記のような使い方があります。

アポイントを取る方法

アポイントを取る方法については大きく分けて「電話」と「メール」の2つがあります。新規アポイントを取ることが一番難しいとは思いますが、取得方法と注意点についてご紹介していきます。

アポイントを取るときの流れ

基本的なアポイントを取るときの流れを覚えましょう

1. あいさつして名乗る
   会社名と自分の名前は、相手に聞き取りやすいようにゆっくり、はっきりと伝えましょう。
2. 訪問の目的を伝える
   基本的に用件から切り出してOKです。なんのための連絡なのか分かるように、なるべく手短に端的に伝えましょう。
3. 日時を決める
   基本的に日時は相手の都合を優先して決めるようにしましょう。都合が合わない場合は第二希望を相手に聞いてください。週だけこちらから指定するのも良いでしょう。
4. アポイントの内容を復唱する
   最後にもう一度アポイントの日時を復唱しましょう。直通の電話番号やメールアドレス、最寄り駅や同行者の有無などの必要項目も確認しておきましょう。

電話で取る場合

アポイントを電話で取る場合は、3つのコツがあります。

1. 声のトーンを1トーンあげる。
   アポイントを電話で取るときは声を1トーン上げることを意識しましょう。少し高い声で話すことは相手に明るい印象を与えます。顔が見えないなかでアポイントの約束をとることになるので、相手に好印象を与えられるよう話すことが重要です。
2. ゆっくり話すことを意識する。
   アポイントを電話で取るときはゆっくり話すことも意識しましょう。ゆっくりと話す方が相手に内容が伝わりやすくなります。早口だと何を伝えたいのか分からなくなってしまったり、緊張していると思われてしまうため、自分でも少し遅いかな？くらいで話すほうがちょうどよいです。
3. 事前にトークスクリプトを用意しておく。
   アポイントを取る際には手元にトークスクリプトを用意しておくようにしましょう。なにを相手に伝えなければいけないのか、伝えるべきなのかを事前にまとめることで端的に相手に用件を伝えることが可能です。相手の反応も三者三様なので、トークスクリプトはどんどん更新していくようにしましょう。話しづらいなと思った箇所も手直ししていくようにしましょう。

電話でのアポイントは担当者に繋がらず、心が折れそうになることもあるかもしれません。しかし、電話でアポイントを取る時に重要なことは数をこなすことです。そうすることで抵抗もなくなってきますし、取りづらい名と思っていた人も成果が上がってくる可能性があります。

メールで取る場合

アポイントをメールで取る場合のコツもあります。電話ではなく、メールを使うメリットも知っておきましょう。

アポイントをメールで取るときのコツは「自分に会うことでこんなメリットがある」と伝えることと「いつのアポイントを希望しているか日時を書く」ことです。メールだと、資料も添付して伝えることが出来るのでサービスの概要も伝えることができ、きちんと日時を事前に伝えることで相手に疑問を持たせないようにすることが出来ます。

しかし、メールでアポイントを取るときは件名を特に考えて送るようにしましょう。先方にメールを開いてもらえるかは件名で8割決まるといわれているため、なんのメールだろう？と思ってもらえることが重要です。一目で要件とどんな会社なのかわかるよう読みやすい方が良いでしょう。

メールの場合、読まれない可能性もあるので反応がない時に落ち込むのではなく、どんどん推敲してより良い文章にしていきましょう。先方がすぐには読めなかったという場合もあるので、数日、数週間後に返信がくる可能性もあります。

アポイント率をあげる3つのコツ

営業活動をしていくうえでアポイントをとることや数をこなしていくことも重要です。しかし、精度をあげていくにはアポイント率を上げるための行動が必要です。アポイント率を上げるための行動をご紹介します。

話し方

前項でも説明しましたが、電話の時は顔が見えない状況で話す必要があります。そのため、声色は意識して1トーン上がること、ゆっくりと話すことを意識しましょう。低い声は対面だと落ち着いていると思われますが、電話越しだと暗い印象を与えてしまいます。

また、トークスクリプトを用意して読むときも練習をしていないと抑揚がなく棒読みになってしまい、読み上げているだけだなぁと相手に印象付けてしまう場合があります。そのため、電話アポイントを取る前は作成したトークスクリプトを読み込んで自然に話せるように意識しましょう。

話す内容

アポイントを取るときに重要なことは、相手にいかに興味を持ってもらうかです。相手にとってこのアポイントがメリットがあると感じてもらうことでアポイントにつながりやすくなります。セールストークをトークスクリプト内に用意しておくことで焦らずに伝えることが出来ます。

また、PCの前にいらっしゃるような状況であれば実際に自社サイトを見てもらいながら話すことも一つの手です。

記録に残す

テレアポを行う前に、電話をかける先企業の情報をリストアップしておきましょう。必要最低限必要な情報としては「企業名」「住所」「電話番号」「業種」「会社ホームページURL」が挙げられます。

このほかにテレアポをした際にメモをとれるように「電話を書けた日」「担当者名」「担当者部署名」「連絡先(メールアドレス・電話番号)」「アポ取得日」「話した内容」を書ける項目を用意しておくと良いでしょう。きちんとメモを残しておくことで追いかけするタイミングなどをまとめることが出来ます。

アポイントを取るときの注意点

アポイントを取る際の注意点を把握して相手に印象の良い連絡をしましょう。

アポイント対象者と窓口が異なる

先方窓口の方がアポイント承諾をしてくれた場合でも打ち合わせする方が異なる場合があります。そのため、当日はどの方宛に訪問をすればよいのか、部署も一緒に確認するようにしましょう。アポ日のエビデンスメールを送ると誤りがないので、その連絡先も確認する必要があります。

年末年始などの長期休暇前後のアポイント

アポイントを取る際は時期も気にするようにしましょう。年末年始や長期休暇は挟まないような日程調整にしましょう。特に先方の休暇明け当日にアポを取得することは避けるようにしましょう。長期休暇明けはメール確認などの通常業務作業がいつもより時間がかかるので先方の負担になってしまいます。

長期休暇前に休暇明けのアポイントを取った場合は、休暇明けに一度リマインドメールを送ってフォローするようにしましょう。

送付時間が気になる

通常メール連絡は業務時間内に送るのがマナーです。どうしても夜分遅くに送る必要があるときは「夜分遅くに失礼いたします。」といった一言を添えるようにしましょう。

メールが長文になってしまう

メールが長文になってしまう場合は、冒頭に「長文となり恐縮ではございますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます」といった一言を添えましょう。冒頭に添えることで文章が長いということを相手に伝えることができるので、相手の時間の配慮している印象を与えることが出来ます。

アポ取得の際に活用できるおすすめサービス

ご自身でなかなかアポイントが取れないということであれば、アポ取得代行サービスに依頼するのも一つです。おすすめのサービスをご紹介します。

しゅうきゃくん

引用：https://only-story.jp/shuukyakun/

しゅうきゃくんはBtoB企業専門の集客支援会社で、経営者とのアポイント獲得を代行してくれます。経営者と直接会ってサービス紹介を代行し、興味を持ってくれた場合にアポ取得となります。アポ日程の調整やニーズヒアリングまで対応してくれますし、経営者に直接アポが取れるので良質なアポイントをパスしてくれます。

チラCEO

引用：https://only-story.jp/chira-ceo/

チラCEOもBtoB企業専門の営業集客代行サービスです。商材チラシを持って経営者に対して商品説明もしてくれます。チラシを配布して終了ではないのでDMとはまた異なります。

紹介後に商談につながらない場合もチラCEOが電話やメールでフォローしてくれるので、縁が途切れてしまったという事態に陥りにくいです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。営業職のビジネスマンには欠かせない「アポイント」についてご紹介いたしました。アポイントを取得することが営業職の一番最初にぶつかる壁かもしれませんが、注意すべき点をこの記事で知っていただき、アポ率UPに役立ててみてください。

アポ代行サービスも様々ありますので、通常の営業活動で忙しい場合はこういったサービスを併用しながら効率の良い営業活動を目指しましょう！