アジェンダの意味とは?似たような言葉「レジュメ」との違いも説明します!

アイキャッチ ビジネスマナー

会議やIT系企業でよく使用される「アジェンダ」という言葉。言葉は知っていてもどういった意味なのか分からずに使用したり、アジェンダを作成している可能性もあります。そこで今回はアジェンダとはどういった意味なのか、また似たような言葉に「レジュメ」といった言葉もあるので違いは何なのかについて説明していこうと思います。

アジェンダとは

「アジェンダ」とは、英語読みで「議題事項」や「課題項目」を意味する「agenda」をカタカナ読みしたものになります。「アジェンダ」は、「レジュメ」とは違い会議の進行やミーティングの進行の際に使用するものになります。使い道については、会議やミーティングでの侵攻時に使用するものになります。ビジネスに置き換えると主に会議や打ち合わせの場面で「議題」等といった意味で使われます。

会議におけるアジェンダの意味

アジェンダ 会議

前述では「アジェンダ」そのものの意味について書いてきました。次は「会議におけるアジェンダ」について説明していきたいと思います。会議の時によく使われる「アジェンダ」は、これから行われる会議の議題や目的など会議の流れを把握するためのスケジュールになります。

事前にアジェンダを準備をし、参加者に周知しておくことで当日開催される会議がスムーズに進行します。「アジェンダ」は「議題」といった意味で使われることが多く、「今日の会議のアジェンダは…」という連絡が合った場合には「今日の会議の議題は…」と自分が分かりやすいように訳すとすんなりと頭に入ってくることでしょう。

レジュメとは

レジュメとは英語読みで「要約」や「概要」を意味する「resume」をカタカナ読みしたものになります講義など一方的に視聴する時に配られるものを「レジュメ」といいます。「レジュメ」はこれからする報告などの事の「要約」が書かれています。つまり、会議等でレジュメを基に進行したりするものではなく、講義等で参加者に配られるものになります。このようなものを様々な分野で「レジュメ」と呼び使用しています。一般的に「レジュメ」と呼ばれていますが「レジメ」と濁さず読むこともあります。

レジュメの意味

レジュメ

レジュメとは具体的に論文の内容を簡潔にまとめたものや、大学の講義や企業の講演会などで参加者に配布される内容を要約したものの事をさします。近年では履歴書の意味を「レジュメ」と呼び使用されるケースも増えてきています。

アジェンダとレジュメの違いについて

「アジェンダ」と「レジュメ」は似たようなもので混同してしまいがちです。これから行う会議の「予定」や会議など全員で話し合う時に事前に配布されるものが「アジェンダ」、既に決まっているものの「要約」や講演会や講義等一方的に視聴するときに配られるものが「レジュメ」となります。

アジェンダはこれから行う会議等の予定をまとめ、会議を円滑に進ませるものと認識し、レジュメは既に決まっているものを要約したものと認識すれば意味が混同することなく済むでしょう。

アジェンダ作成の仕方

次は会議前などに作成するアジェンダについて、必須項目やポイント、実例を交えながら説明していきたいと思います。

アジェンダ作成時の必須項目とポイント

アジェンダ 必須項目

アジェンダを作成する際に必要な必須項目は5つあります。「日程・参加者・会議の時間配分・配布予定資料」の5つです。なぜ上記5項目が必須項目かというと、会議に参加する方々に事前にアジェンダを配布することで、内容を把握してもらい理解を高めてもらえるようになるからです。

アジェンダを作成するときは、これから行う会議やミーティングの事を想像し作成することでより良質なアジェンダを作成することができます。低品質なアジェンダを作成しても会議が締まらず長々となってしまう可能性があるので注意が必要です。

内容が事前に分からない会議となると、時間がどれくらいかかるのか等大まかな事が分かりません。しかし、アジェンダを作成し時間配分を決めておく事で、会議のおおよその時間や内容も理解し臨めるようになります。

また、アジェンダは会議が始まる前、余裕を持って事前に参加する方々に配布すると良いでしょう。ぎりぎりにアジェンダを作成し参加者に配布しても目を通す時間もなく理解を得ないまま会議に臨むことになるので、アジェンダの意味がなくなってしまいます。

いい会議やミーティングを進行していくためにも、アジェンダ作りは会議の質そのものを決めるものになります。以上の事から「日程・参加者・会議の時間配分・配布予定資料」の5項目を必須で含む事をポイントに置いてアジェンダを作成することを心がけましょう。

アジェンダの具体的な使い方

アジェンダは会議やミーティングを開始する前に時間に余裕を持って配布し、会議の内容を参加者に周知できるように心がけましょう。アジェンダを参加者へ周知させる方法は、メールなどで行っても問題ありません。事前に会議の内容など全員が認識した状態で臨めるので、参加者にも準備してもらうことも大切となっています。

また、アジェンダ作成後に修正や変更などある場合は、アジェンダを作成した担当者が参加し全員に変更の旨を伝えましょう。アジェンダの周知を徹底しなければ、せっかく作成したアジェンダも何の意味もなくなってしまいます。

アジェンダ:例文について

最後にアジェンダの例文について記載しようと思います。書き方としては、下記6項目順に構成すると良いでしょう。

1.議題
2.日程
3.場所
4.参加者・人数
5.会議の目的
6.会議の議題と時間配分

次の項目で実際にアジェンダの例文について紹介していこうと思います。

アジェンダ:例文②

議題:○○○○について
日程:2020年○月○日(水) 15時~16時
場所:弊社5F会議室(部屋番号②)
参加者:○○代表取締役、○○執行役員、○○部長…
目的:今後新規事業スタートに伴ってどのような形でプロモーションしていくか議題:
1.○○について(5分)
2.○○…(45分)
3.○○…(10分)

上記のように、事前にアジェンダを作成し会議の参加者に配布することで円滑に会議を進めていくことができます。時間配分など全員が同じ認識を持ち臨むことが出来るので、会議前にはアジェンダを作成し余裕を持って事前共有できるようにすることを心がけて事前準備しましょう。

まとめ

今回は「アジェンダとは何か」「アジェンダとレジュメの違いとは何か」等書いてきました。「アジェンダ」と「レジュメ」では大きく違いがあるのでその分使用する目的を間違えると恥ずかしい思いをすることもあるかもしれません。

今回のこの記事で、アジェンダの意味やアジェンダとレジュメの使い方の違い、実際の書き方など多くの事が知れたのではないかと思います。皆さんも会議前にはアジェンダを作成し、事前に参加者が会議の内容を把握し時間配分も決め円滑に進められるようにしていきましょう。

コメント